Das Berufsfeld Marketing ist in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten immer weitergewachsen, hat mehr Bereiche unter seine Fittiche genommen und sich im öffentlichen Bild eines Unternehmens einen immer wichtigeren, festen Platz gesichert. Kaum ein Unternehmen kommt noch ohne eigene Marketing-Abteilung aus. Warum? Weil es einen Unterschied macht, ob jemand sich intensiv mit dem Thema auseinandersetzen kann oder ob er sich nur „nebenbei“ darum kümmert und den eigentlichen Fokus seiner Arbeit gar nicht auf die Weiterverbreitung der Markenbotschaft legen kann.

Ein wichtiger Punkt des Marketings ist mittlerweile auch das Event- und Veranstaltungsmanagement. Es geht schließlich auch bei sämtlichen Veranstaltungen darum, dass das Unternehmen nach außen hin präsentiert wird. Ob nun als Aussteller auf einer Messe, als Einzelbesucher ebendieser, als Ausrichter eines Sportevents oder einer Sommerfeier. Immer steht das Unternehmen entweder im Spotlight oder in der Schusslinie – je nachdem, wie der Auftritt geplant und umgesetzt wurde.

Was ist ein Event?

Doch fangen wir zunächst bei den Begrifflichkeiten an. Was versteht man unter einem Event?
In der Regel ist ein Event eine Veranstaltung, die zeitlich begrenzt dafür sorgt, dass Interaktion zwischen dem Unternehmen und der Zielgruppe stattfinden kann, dass ein oder mehrere Unternehmen ihre Botschaft an den Mann und die Frau bringen können. Dazu zählen heute auch Online-Events, an denen der Interessent nur per Mediennutzung teilnehmen kann.
Wichtig ist, dass „erlebnisorientierte Kommunikationsbotschaften“ ihren Weg in die Veranstaltungskommunikation finden und dort dem Interessenten Lust auf mehr machen.

Somit fällt jede Veranstaltung, die organisiert wird, in den Bereich des Events und damit auch in den Bereich des Eventmanagements. Sowohl das firmeninterne Sommerfest, bei dem die Zielgruppe die eigenen Mitarbeiter sind als auch der Messeauftritt, mit dem je nach Ausrichtung entweder potentielle Arbeitnehmer, Interessenten oder sogar schon Bestandskunden angesprochen werden sollen. Der Bandbreite an möglichen Veranstaltungen sind keine Grenzen gesetzt.

Nur das Vorgehen ist bei allen gleich: Planung, Koordination, Durchführung.

Planung: Der Teufel steckt im Detail

Zunächst sollte die Veranstaltung in ein Projekt umgewandelt werden. Sind Sie beispielsweise mit Ihrem Unternehmen auf der führenden Fachmesse vertreten, nennen Sie das Projekt „Fachmesse 2020“.
Erstellen Sie ein Datenblatt, auf dem Sie alle Fakten zur Veranstaltung festhalten – als Übersicht und als Leitfaden für das weitere Vorgehen. Nennen Sie darin die Details, die Sie von der Veranstaltung wissen:

• Wann genau findet sie statt – am besten mit Öffnungs- bzw. Veranstaltungszeiten?
• Wo genau, welcher Ort, welche Straße, an welchem Eingang können Marketingmaterialien wie Flyer, Plakate oder Broschüren angeliefert werden? Durch welchen Eingang können Sie oder Ihre Kollegen die Messematerialien wie Beachflags, Roll-Ups oder X-Banner an Ihren Stand bringen und aufbauen?    
• Apropos Stand: welche Standnummer hat Ihr Unternehmen? Gibt es vielleicht sogar einen Standplan vorab, sehen Sie sich diesen genau an – so wissen Sie frühzeitig, wer in Ihrer Umgebung steht und wie Sie zu Ihrem Stand gelangen.
• Wer fährt aus Ihrem Unternehmen zur Veranstaltung? Wer sind die Beteiligten hinter den Kulissen? Denken Sie hier auch daran, dass Hotelübernachtungen nötig werden können, selbst, wenn die Veranstaltung nur eintägig angesetzt ist. Meist wird bereits vorher aufgebaut und manche Veranstalter sehen ein Abbauen am Veranstaltungstag ebenfalls nicht gerne.
• Wer sind Ihre Ansprechpartner in Sachen Koordination und Organisation seitens des Veranstalters? Wen können Sie ansprechen, wenn sich vor Ort etwas ergibt, das im Voraus nicht abgesprochen war? Oder Sie mehr Platz, besseres Equipment oder doch einen Stehtisch mehr benötigen?

Damit haben Sie die Basisinformationen für Ihre Veranstaltung zusammengefasst und Sie können in die Detailplanung gehen. Unterteilen Sie dazu den gesamten Zeitraum in mehrere Phasen, die Sie dann wiederum in Teilaufgaben gliedern. So gelingt Ihnen ein entspannteres Arbeiten mit kleinen Zielen, für die Sie ebenfalls einzelne Deadlines festlegen können. Diese verleihen dem Prozess zusätzlich eine gewisse Übersichtlichkeit und hinterlassen nach erfolgreichem Abschluss schon ein gutes Gefühl. Schritt für Schritt kommen Sie der Veranstaltung näher.

Nach den grundlegenden Planungen stehen nun auch Fragen an wie: wie soll der Stand aussehen? Welche Materialien werden vor Ort gebraucht? Womit soll Werbung gemacht werden? Was sollen Interessierte mit nach Hause nehmen können, um das Unternehmen in Erinnerung zu behalten?

Ein klassischer Stand besteht meist aus einem (oder mehreren) Stehtisch(en), die vom Veranstalter gestellt oder bei ihm bestellt werden können. Zusätzlich natürlich aus eigenem Messe- und Marketingmaterial wie beispielsweise:

• Beachflags, die sehr passend an den Rändern eines Standes platziert werden können
• X-Banner, die in großen Größen bestellbar sind und daher eine gute „Rückwand“ darstellen können
• Roll-Ups, die sich sehr gut an einzelne Events anpassen lassen, da sie recht einfach in ihrer Kassette ausgetauscht werden können
• Flyer mit besonderen Angeboten zur Veranstaltung
• Broschüren, die das Portfolio des eigenen Unternehmens prägnant zusammenfassen
• Visitenkarten – entweder für jeden Teilnehmer einzeln oder aber eine schlichte Visitenkarte, auf der Key Facts zu Ihrem Unternehmen stehen

Doch auch diese Materialien wollen geplant sein: schauen Sie unbedingt vorher, welche Produktions- und Lieferzeiten vorliegen und planen Sie Ihre Deadlines entsprechend. Dies ist auch wichtig für die Kostenkalkulation.

Koordination: Mittler zwischen Unternehmen, Produzent und Veranstalter

Nicht jede Aktion aus Ihrem sorgfältig erstellten Plan können Sie selbst umsetzen. Je nach Ihrem Aufgabenbereich können Sie ein X-Banner oder einen Flyer textlich und grafisch gestalten, mit dem Druck sieht es dann aber wieder anders aus.
Sie können sich ein Raumkonzept für Ihren Stand überlegen, die Umsetzung wird aber vermutlich vom Veranstalter erfolgen. So summieren sich Teilaufgaben, die Sie koordinieren müssen, um den Erfolg der Veranstaltung in Angriff zu nehmen.

Dabei steht für Sie selbst das Unternehmen und die Umsetzung im Sinne des Unternehmens an erster Stelle. Allerdings sollten Sie über die Fristen, Liefer- und Produktionszeiten sowie die Anlieferungsbedingungen und weitere organisatorische Gegebenheiten seitens des Veranstalters informiert sein – so kann eine reibungslose und für alle Seiten erfolgreiche Abwicklung erfolgen.

Durchführung: Der große Tag

Sind alle Vorbereitungen getroffen, wird es ernst. Der Aufbau der Veranstaltung beginnt. Sei es eine firmeninterne Feier, bei der auf dem Hof für den Aufbau von Zelt, Schanktheke und Hüpfburg gesorgt werden muss oder sei es ein Messebesuch, bei dem die Beachflags, Roll-Ups, Tische und Werbematerialien aufgestellt werden müssen: behalten Sie den Überblick!

Am besten erstellen Sie sich auch hier vorab eine Liste darüber, was Sie unbedingt am Veranstaltungstag benötigen. Machen Sie sich einen Plan, was an welcher Stelle liegen oder stehen soll. Sollte etwas nicht ganz so aussehen, wie Sie es sich vorgestellt haben, können Sie immer noch kurzfristig umplanen, aber Sie haben zunächst einen groben Überblick und tendieren weniger dazu etwas zu vergessen.

Seien Sie vor Ort der Ansprechpartner für Ihr Event – Sie haben die Planung und Koordination übernommen, daher wissen Sie auch am besten über das Projekt „Event“ Bescheid. Genießen Sie die Veranstaltung, aber behalten Sie auch den Fokus. Kurzfristige Änderungen können immer vorkommen und sollten von Ihnen im Vorfeld eingeplant sein, damit Sie schnell agieren können. Sicher können Sie nicht jede Eventualität „vorhersehen“, es geht lediglich darum, dass Sie darauf vorbereitet sind, dass sich etwas ändern könnte.

Professionelle Hilfe

Auch wenn sich das Event-Management so unkompliziert anhört, sollte Ihnen vorweg eines klar sein: der Prozess ist ungemein zeitintensiv und muss von A bis Z durchdacht werden. Sie haben gesehen, dass allein in der Planung eines Events viel Zeit und Hirnschmalz steckt – beides Ressourcen, die Sie auch für Ihre Alltagsaufgaben benötigen.

Aber keine Sorge, es gibt Hilfe: Event-Agenturen oder selbstständige Event-Manager helfen Ihnen gerne bei der Planung und Umsetzung Ihrer Veranstaltung.