Beinah unauffällig fristen die Geschäftspapiere in der Unternehmens-Kommunikation ihr Dasein. Dabei gilt auch hier: „You cannot not communicate.“ Wie Sie Ihre Geschäftspapiere richtig aufbauen, beleuchtet Ihnen unsere Gastautorin Kirsten Könen, CD Neuro-Design bei agent-ci.
Definition
Wir unterteilen Geschäftspapiere – ganz klassisch – in Briefbögen und Visitenkarten. Im weiteren Sinne werden auch noch Kurzmitteilungen, Formulare, Faxbögen und Schriften mit Durchschlag dazu gezählt. Das Ziel von Geschäftspapieren ist zum einen, rein praktisch, die Korrespondenz mit Kunden und Partnern. Zum anderen ist das Geschäftspapier als Bestandteil des Unternehmensauftrittes zu sehen. Oberstes Prinzip daher: Verfolgen Sie einen einheitlichen Auftritt, Ihren roten Faden. Oder anders gesagt: Corporate Design muss sein.
Corporate Design
„Hässlichkeit verkauft sich schlecht“, sagte einmal Industriedesigner Raymond Loewy. Und er hatte recht: Ein passgenaues und aussagekräftiges Corporate Design überzeugt und baut Vertrauen auf. Corporate Design, das ist der Baukasten Ihrer Design-Elemente, die immer wiederkehrend eingesetzt werden. Angefangen beim Logo, fortgesetzt über Hausschrift, Farbeinsatz und Gestaltungselemente bis hin zum Aufbau eines Briefbogens, einer Visitenkarte oder zum Beispiel einer Werbeanzeige: Im Corporate Design spiegeln sich Identität und Werte eines Unternehmens wieder. Das setzt sich fort in Qualität und Haptik des Druck-Materials. Also ist es unerlässlich, nicht nur auf das Design zu achten, sondern auch auf die optimale Produktion aller Kommunikationsmaßnahmen – dafür sorgt viaprinto. Das Wichtigste hierbei: Bleiben Sie authentisch und diszipliniert bei Ihrem Konzept.
Das Briefpapier
Der Briefbogen ordnet sein Design noch weit mehr der Praktikabilität unter, als die Visitenkarte. Hier geht es zuerst darum, einen Rahmen für die eigentlichen Inhalte zu schaffen. Dieser Rahmen sollte zurückhaltend und ruhig gestaltet werden. Der klassische Briefbogenaufbau wird durch die DIN 5008 geregelt. (Eine Vorlage zum Download und weitere Infos gibt es hier.) Wichtig ist dabei vor allem der Sitz des Adressfeldes, der Betreffzeile, des Datums, der Falzmarken und des Textfeldes. Darüber hinaus macht es Sinn, Schriftart und -größe festzulegen. Kleiner Tipp: Wenn Sie Ihren Briefbogen nicht nur für Korrespondenz, sondern beispielsweise auch als Titelseite für Präsentationen nutzen möchten, sollten Sie die Impressumsdaten nicht mitdrucken lassen, sondern bei Bedarf zusammen mit dem Brieftext einzudrucken. Beliebt ist auch der Einsatz einer zweiten Briefseite bzw. Folgeseite. Diese trägt dann je nach Geschmack nur noch eine kleine Version Ihres Logos und muss natürlich nicht der Impressumspflicht entsprechen.
Nicht vergessen!
Die Impressumspflicht: Aus ihr ergibt sich, dass ein Gewerbetreibender seinen Adressaten in Geschäftsbriefen bestimmte Mindestinformationen mitteilen muss. Dazu gehören:
1. Vollständiger Name des Unternehmens, Rechtsform, Unternehmenssitz, Telefon, E-Mail, URL
2. Registergericht, Handelsregisternummer
3. Name(n) des (der) Geschäftsführer(s) / der Vorstandsmitglieder
Üblicherweise gibt man auch noch die Bankverbindung(en) an, dabei bitte die SEPA-Richtlinien beachten. (Der Artikel „Ade Bankleitzahl, willkommen BIC. Adieu Kontonummer, Platz da für IBAN.“ gibt mehr Auskunft.) Diese Informationen können übrigens in einer kleineren Schriftgröße verfasst werden, als das Anschreiben selbst. Prüfen Sie aber im Probe-Ausdruck die Lesbarkeit: Je nach Schriftart sollten Sie 6,5 Punkt nicht unterschreiten. Wohin mit diesen ganzen Elementen? Beliebt ist eine Positionierung am rechten Rand auf Höhe des Adressfeldes oder auch unten im Fuß des Briefbogens.
Das Ganze sehen! Ein Gestaltungs-Tipp: Setzen Sie ruhig mal probehalber Adresse, Betreff und Textfeld in Ihre Briefgestaltung ein, um zu sehen, wie der Briefbogen wirkt, wenn er beschrieben wird. Oft stellt sich so heraus, dass das Ganze zu unruhig oder überladen aussieht. Auf diese Weise können Sie übrigens auch direkt eine Vorlage zur einheitlichen Nutzung des Briefbogens erstellen, denn …
… Einheitlichkeit und wiederkehrende Optik bauen bei Ihren Kunden Vertrauen auf – uneinheitliche Anschreiben werden vom Empfänger als unprofessionell eingestuft. Daher: In Unternehmen, in denen mehrere Mitarbeiter mit dem Kunden schriftlich korrespondieren, hat sich eine für alle gültige Brief-Vorlage bewährt.
Wohin mit dem Logo? Generell sollte die Logoposition auf dem Briefbogen adaptiv zur Visitenkarte und zum Corporate Design gehalten werden. Die beliebteste Position ist aber die obere rechte Briefecke. Warum? Beim schnellen Durchblättern eines Ordners erkennt man so Ihren Briefbogen sofort, das lästige Suchen entfällt.
Die Visitenkarten
Mit Visitenkarten überreichen wir unsere Kontaktdaten und bahnen den Geschäftskontakt an. Sie haben also repräsentativen Charakter, müssen aber auch gut lesbar und praktikabel sein. Es gilt, das Corporate Design des Unternehmens mit der Praktikabilität zu verbinden. Vermeiden Sie zu kleine Schriften (nicht unter 6,5 Punkt) oder aufwendige Klappkarten. Im Visitenkartensammler Ihres Kunden werden Klappkarten geschlossen verstaut und sind dann im Bedarfsfall erst lesbar, wenn man sie mühsam hervorgezogen hat. Das klassische Visitenkarten-Format, das auch gut in die handelsüblichen Visitenkartensammler passt, misst 55 x 85 mm. (Mehr Informationen auch im Artikel: „Die zehn Gebote der Visitenkarte“)
Kontakt und Informationen zu Kirsten Könen 
und agent-ci gibt es hier.
