In der sonnigen Jahreszeit sind Zusammenkünfte ein kleines Highlight: gemeinsame Aktivitäten, ein Grillfest oder eine beschauliche Familienfeier sind nur drei Möglichkeiten, die sich eröffnen, wenn Unternehmen ein Sommerfest planen.
Was es zu beachten gilt, und welche hilfreichen Kniffe die Planung und Durchführung erleichtern, verraten wir Ihnen:
- Was?
Machen Sie sich vorab Gedanken darüber, was am besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Wie viele Teilnehmer und Teilnehmerinnen müssen eingeplant werden? Soll es eher eine Aktivität mit sportlichem Touch haben oder soll es eher ruhig zugehen?
Welche Programmpunkte können Sie sich vorstellen? Was ist finanziell umsetzbar?
Es macht zum Beispiel wenig Sinn einen Nachmittag mit Wassersport zu verbringen, wenn die Hälfte der Belegschaft darauf keine Lust hat.
Daher lohnt es sich vorab immer eine kurze Umfrage zu starten, um das Interesse und auch die Art des Festes abzufragen. Einige Beispiele: Minigolf, Disc Golf, Wanderungen, Fahrradtouren sind bspw. sportlich angehaucht und können so gestaltet werden, dass sie zeitlich nur einen begrenzten Teil der Zusammenkunft einnehmen. Anschließend kann der Abend noch ausklingen gelassen werden. - Wo?
Wenn feststeht, wie das Fest gestaltet werden soll, stellt sich zunächst die Frage nach dem Veranstaltungsort. Kann das eigene Firmengelände genutzt werden? Sollte man sich lieber ein Lokal mieten oder bei einem Restaurant reservieren?
Durch geschickte Online-Suche und Anfragen bei lokalen Anbietern ergibt sich recht schnell ein Bild darüber, was möglich ist. Idealerweise sind die Angebote gleich mit angefragt, so dass man sich anhand der vorliegenden Informationen schnell für einen Dienstleister entscheiden kann.
Tipp: Wer nicht alleine suchen will, gründet eine Arbeitsgruppe zum Thema. Auf mehreren Schultern verteilt, ist die Arbeitslast geringer und schränkt die eigentliche Arbeitszeit weniger ein. - Mit wem?
Die Frage betrifft sowohl den Anbieter / Dienstleister als auch die Belegschaft.
Liegen alle Angebote vor, wird verglichen und sich für denjenigen entschieden, der das attraktivste Angebot hat. Dabei sollten Sie darauf achten, auf welchen Bereich Sie besonderen Wert legen: denn nicht immer ist der Preis das entscheidende Kriterium.
Doch auch in der Belegschaft gilt es einerseits abzufragen, wer mitkommen oder sich beteiligen möchte oder generell einzugrenzen, ob es eine unternehmensweite Veranstaltung sein soll oder es sich eher um teaminterne Feste handelt, deren Teilnehmerzahl dann deutlich geringer ist. - Zubehör
Wollen Sie im Vorfeld für Ihr Sommerfest werben oder darüber informieren? Dann drucken Sie Flyer und Plakate, um sie großflächig in Ihren Büros, Lagerhallen oder Produktionsstätten zu verteilen. Denken Sie ggf. daran, dass nicht alle Mitarbeitenden Zugang zu einem Laptop oder einer E-Mail-Adresse haben und beziehen Sie diese mit ein.
Bspw. können Sie einen QR-Code auf den Plakaten platzieren, mit dem Ihre Mitarbeitenden dann Zugang zu einer eigens gestalteten Info-Seite haben.
Doch auch am Tag der Veranstaltung selbst können Sie Ihre Kollegen und Kolleginnen mit gebrandetem Zubehör überraschen: Das Tischset oder der Tischaufsteller machen sich neben dem Menü genauso gut wie eine Beachflag oder Plane am Eingang – natürlich mit Thema und Corporate ID versehen. Ein bequemer Liegestuhl rundet das Bild ab und freut sich später über den Verbleib im Pausenraum.
Doch egal, wie Sie sich entscheiden, der wichtigste Faktor ist und bleibt, dass Sie und Ihr Team eine gute Zeit miteinander verbringen und auch außerhalb der vier Bürowände einen harmonischen Abend verbringen können.
